Apertura y cierre de periodos académicos

Gestión de Periodos Académicos y Boletines
Este instructivo le guiará paso a paso para abrir, cerrar y configurar correctamente los periodos académicos, así como para controlar el acceso de los usuarios a los boletines de calificaciones.

1. Ruta de Acceso
Para comenzar, diríjase al menú principal de la plataforma y siga esta ruta:

• Configuración / Calendarios / Periodos.
  Al ingresar, encontrará diferentes pestañas según la oferta de la institución (por ejemplo, Educación Regular y/o Ciclos Adultos). Deberá ubicarse en la pestaña correspondiente para realizar las modificaciones.

2. Apertura y Cierre de Periodos (Columna “Estado”)
Para garantizar un proceso de calificaciones correcto, se recomienda que únicamente esté ACTIVO el periodo lectivo en el que se está trabajando actualmente.

• Razón importante: Si mantiene periodos anteriores abiertos, los docentes podrían ingresar y modificar notas pasadas (ya sea por error o de forma consciente). Esto alteraría los boletines que ya fueron entregados a los acudientes, generando serias inconsistencias en los registros de la institución.
• Cómo cambiar el estado:
  1. Ubique el periodo que desea modificar.
  2. Pase el cursor sobre la palabra Activo o Inactivo en la columna Estado.
  3. Haga clic sobre el botón para cambiar su estado (el sistema alternará automáticamente entre uno y otro).

3. Estado de Refuerzo (Planes de Mejoramiento)
Esta opción permite administrar las fechas en las que los docentes ingresan los refuerzos periódicos o planes de mejoramiento al sistema.

• Recomendación: Si se encuentra, por ejemplo, en el segundo periodo, es ideal que el estado de refuerzo del primer periodo permanezca Activo para que los docentes terminen de registrar los procesos de nivelación de los estudiantes.
• Cómo cambiar el estado: Al igual que con el estado del periodo, haga clic sobre el botón Activo o Inactivo en la columna Estado de refuerzo para habilitarlo o deshabilitarlo.

4. Configuración de Porcentajes y Fechas
En esta misma pantalla podrá visualizar y editar información clave de cada periodo:

• Porcentajes: Muestra el peso porcentual de cada periodo sobre la nota final. Si identifica que algún porcentaje es incorrecto, puede editarlo desde el perfil administrativo con alta responsabilidad.

• Fecha Inicio y Fecha Fin: Es fundamental diligenciar correctamente estas fechas para cada periodo. Aunque el sistema no abre ni cierra los periodos de forma automática con estas fechas (el cierre siempre es manual), estos rangos de días son indispensables para que la plataforma genere reportes intermedios, tales como el Certificado Periódico o el Certificado de Notas Parciales (útiles cuando un estudiante se traslada de institución a mitad de un periodo).

• 💾 Nota: Si realiza cambios en los porcentajes o en las fechas, asegúrese de hacer clic en el botón Actualizar para guardar la información.

5. Control de Acceso a Boletines
En la parte superior de la configuración de periodos, encontrará la opción Acceso a Boletines. Esta herramienta le permite conceder o bloquear el acceso para que los estudiantes y acudientes visualicen las calificaciones desde sus perfiles.

• Cuándo utilizarlo: Es ideal cuando la institución requiere restringir la descarga de boletines de forma virtual (por ejemplo, previo a una reunión de entregas de informes de manera presencial).
• Cómo cambiarlo:
  • Botón Verde (Habilitado): Los estudiantes y acudientes pueden ver y descargar sus boletines.
  • Botón Rojo (Deshabilitado): El acceso queda bloqueado para los usuarios de la comunidad educativa.
  • Cambie el estado haciendo un simple clic sobre el botón.